Sistema de gestão para OSCs pequenas: o que é melhor?

Assisti há poucos dias ao webinar da Vera Solutions sobre gestão de impacto social em organizações do terceiro setor, quando foi apresentado o software ‘Amp Impact` (Amplify Impact). O software é uma ferramenta específica de gestão de portfolio de programas e projetos sociais, desenvolvido na conhecida  plataforma “cloud-computing” Salesforce para CRM (Customer Relationship Management).

Amp Impact: ferramenta de gestão aplicável a todas as OSCs no Brasil?

Desde 2010 a  Vera Solutions já customizou esse uso da plataforma Salesforce para mais de 300 organizações sem fins lucrativos (OSFLs) em 50 países,  com o objetivo de “fortalecer os seus sistemas de informação e sua capacidade em coletar, gerenciar, analisar e utilizar os dados – seja para medição de impacto, gestão de projetos e doações, e o gerenciamento da cadeia de suprimentos”. No Brasil, a Vera Solutions chegou há pouco tempo…..

Vendo a apresentação da ferramenta ‘Amp Impact` pelos representantes da Vera Solutions, @AlanGuedes e @GustavoValentim, a impressão que tive é a de que, com o software, as questões de gestão e medição de resultados do terceiro setor estarão equacionadas daqui para a frente – tanto para as organizações executoras (organizações da sociedade civil – as OSCs) como para as financiadoras (em sua maioria, institutos e fundações). Será mesmo?

E quanto às outras ferramentas que também vêm sendo disponibilizadas?

Pensando no caso do Brasil, não tenho dúvidas de que o uso do Amp Impact vai poder contribuir bastante para a gestão do terceiro setor. Mas reconheço que por ora apenas um perfil restrito de organizações, constituído sobretudo pelas financiadoras,  reúne as pré-condições para incorporar essa ferramenta de forma efetiva. E não faço essa advertência somente em relação ao uso do Amp Impact, mas também dos demais recursos e softwares de tecnologia que estão começando a ser disponibilizados recentemente no país – só para citar alguns:

• Power BI (Business Intelligence), da Microsoft. Para quem tiver interesse em conhecer o Power BI, que detém versão gratuita até certo grau de uso, recomendo o livro de Karine Lago e Laender Alves, Dominando o Power BI e também o canal do youtube da Karine Lago, que é bastante didático. Só lembrando que o foco dessa ferramenta são as organizações lucrativas (empresas), mas ela tem sido também aplicada para as OSFLs, como afirmou a equipe da consultoria Herkenhoff & Prates em webinar recente do GIFE (de 09/09/2020).
• Smartsheet – é também uma plataforma empresarial desenhada “para agilizar a execução dos negócios e ajudar a direcionar o volume e a velocidade dos trabalhos colaborativos de hoje”. O Smartsheet é integrável com outros aplicativos, como os da Microsoft, Salesforce e Google.
• Bússola Social – É uma ferramenta web específica para a gestão de projetos sociais realizados por organizações públicas ou privadas, com ou sem fins lucrativos.  Assim, o Bússola Social pode servir tanto para apoiar as OSCs executoras (no controle dos atendimentos, análise planejado Vs realizado, emissão de relatórios gerenciais) como as organizações investidoras, em sua maioria institutos e fundações (na seleção de propostas e projetos, acompanhamento das parcerias, e elaboração de relatórios de impacto).

Por que essas ferramentas de gestão ainda têm aplicação restrita para o setor social no Brasil?

Antes de partir para adquirir / comprar externamente um sistema de gestão informatizado para a organização, é fundamental preparar a organização para poder exercer com competência a sua demanda por informações. E aqui me refiro sobretudo às organizações executoras que são, em sua maioria, pequenas, com poucos recursos e gestão ainda precária.  Senão, é como se estivéssemos “colocando o carro na frente dos bois”, ou seja, invertendo a ordem de como as coisas devem ser feitas, inclusive podendo prejudicar a organização ao invés de ajudá-la.

As etapas preparatórias necessárias

Etapa 1 – Conceptualizar as questões relevantes para a organização.

Da minha experiência com organizações do terceiro setor no país, posso afirmar com toda segurança que, em termos de gestão e avaliação dos projetos, o desafio número 1 é o de conceptualizar e identificar o que é relevante para ser acompanhado na organização. Quer isso dizer: ter clareza da missão, visão e da teoria da mudança que deve direcionar todo o trabalho da organização; definir quais os programas e projetos; ter clareza dos contextos de atuação; estabelecer com precisão os objetivos de resultado e de processo com as suas respectivas metas; construir os indicadores; estabelecer com clareza as parcerias, elaborar cronogramas e orçamentos, definir responsabilidades para a equipe de colaboradores, e por ai vai….

Enquanto não houver certo amadurecimento desses aspectos conceituais, a organização não vai estar preparada para absorver e usufruir das vantagens / qualidades de um sistema de gestão informatizado mais sofisticado, isto é, para além do que as já conhecidas planilhas em Excel podem oferecer. Ou o que é ainda pior, a organização pode acabar se atropelando em implantar tal sistema informatizado sofisticado, sem cuidar antes do conteúdo a ser incluído no sistema.

Etapa 2  – Definir quais são as informações necessárias

Outra etapa fundamental é que a grande maioria das OSCs precisa se conscientizar da necessidade que elas têm de organizar as suas informações para si próprias, de modo a conseguirem prestar um serviço de melhor qualidade e ampliarem o seu alcance, e também conseguirem atrair e reter boas parcerias e colaboradores comprometidos com essa missão. Para fazerem mais, e melhor. Não é para elas gerarem informações com o foco quase exclusivo em terceiros, o que tem ocorrido com frequência com a expansão da figura dos editais, isto é, gerarem as informações demandadas por seus financiadores.

Movidas por essa necessidade, que não deve ser imposta de fora mas brotar de dentro das próprias organizações, o desafio é identificar quais as informações serão imprescindíveis para poderem nortear o trabalho da organização. No início  essas informações devem ser poucas e relevantes. E por quê?  Porque logo vai se perceber que o esforço  da organização será “enorme” para conseguir realizar a coleta regular desses dados e o seu tratamento, em termos de recursos humanos e financeiros.

Etapa 3 – Tabular e analisar os dados coletados. Desenvolver senso crítico

Tabular os dados coletados significa organizá-los sob a forma de tabelas e gráficos, para se poder conseguir interpretar (ou inferir) as informações importantes que esses dados estão trazendo para os gestores – seja nas áreas-fim da organização (da prestação dos serviços, do relacionamento com os atendidos e o público-alvo ), ou em áreas-meio (entradas e saídas dos recursos financeiros, realização de obras, aquisições, contratações, etc…).

Nesse primeiro momento, sugiro que essas tabulações e análises sejam feitas usando-se as planilhas do Excel. E por uma razão simples e forte: as equipes das OSCs já contam, em sua quase totalidade, com o Excel instalado em seus computadores, e estão familiarizadas com o seu uso. No caso de a OSC possuir mais de uma unidade executora, ou houver a necessidade de pessoas da equipe em locais diferentes trabalharem na mesma planilha, pode-se fazer uso do compartilhamento da planilha pelo Google Drive.

Mais para frente, é claro, à medida em que se detectar que as planilhas Excel se tornaram insuficientes e já não atendem mais às necessidades de tratamento dos dados da organização, aí sim, cada organização deverá buscar no mercado a ferramenta que lhe for mais adequada.

No caso da grande maioria das OSCs executoras no Brasil, investir nesse momento na aquisição de novos sistemas de tecnologia de informação me parece prematuro. Mais fundamental é investir, por ora, no conteúdo das informações que precisam ser geradas para orientar o trabalho da organização, seja para o monitoramento como a avaliação de resultados. Quando se investe na forma de tratar os dados antes de se investir sobre que dados tratar, é grande o risco de haver “garbage in, garbage out” (lixo para dentro, lixo para fora).

Considerações finais

Já no caso das organizações financiadoras do país, constituídas em sua maioria por institutos e fundações, a situação atual me parece diferente. Pois elas tendem a ser mais estruturadas, com mais recursos e também com demandas (de processamento) mais complexas. Assim essas organizações podem, sim, já estar amadurecidas e devidamente preparadas para conseguirem incorporar e fazer bom uso de sistemas de informação mais sofisticados e mais caros, como o Amp Impact.

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